VMR — переносной конференц-зал в вашем кармане

VMR — переносной конференц-зал в вашем кармане

Что такое Виртуальная Комната для Переговоров (англ. Virtual Meeting Room, VMR), и какую вы можете извлечь выгоду из наличия оной? Вам следует серьезно задуматься о VMR, если физически с другими участниками встречи вы находитесь в разных местах. Вашему вниманию небольшой экскурс по организации и использованию виртуальных встреч с иллюстративным материалом на примере популярного решения норвежской компании Pexip.

Вы можете воспринимать Виртуальную Комнату для Переговоров так же, как вы думаете о ее физически существующем аналоге: каждый знает, где она находится, у нее есть название и, возможно, несколько инструментов для совместной работы в ней — несколько стульев и стол, за которым вы можете расположиться и провести обсуждение. И, конечно же, там будет экран, на который вы можете вывести информацию, документы, презентации и многое другое.

Виртуальная Комната для Переговоров работает аналогично. Но вместо реального расположения она имеет виртуальный адрес в форме URI (Uniform Resource Identifier), отформатированный как адрес электронной почты. Этот адрес является уникальным. VMR является личным персональным ресурсом, как и ваш адрес электронной почты. Таким образом, если бы ваш e-mail был name@company.com, то ваша личная VMR могла бы называться meet.name@company.com.

Но как вы можете использовать ее и каким образом можно извлечь выгоду из ее использования?

О VRM принято думать как о процессе, основанном на облаке, но это не обязательно должно быть так.

О VRM принято думать как о процессе, основанном на облаке, но это не обязательно должно быть так.

 

Как использовать VMR?

Pexip VMR — это простой и удобный способ для проведения встречи с помощью видео или аудио, в ходе которой вы можете использовать презентации и наладить сотрудничество. Она всегда свободна и доступна для проведения конкретных или запланированных встреч. И, поскольку это статический ресурс уникальным именем и адресом, других людей легко пригласить присоединится к встрече.

Вы можете получить доступ к VMR практически из любого типа устройства. Система видеоконференций использует веб-браузер, приложения Microsoft Lync, Skype или Skype for Business clients, смартфоны или планшеты, обычные телефоны, а также многие другие способы связи.

После подсоединения к VMR — если вы только не сделали это с помощью телефона в режиме «только звук» — вы увидите других участников в комнате, как в обычном режиме видеоконференции или, опять же, как в стандартной комнате для переговоров. Выступающий просит внимания и занимает место «на сцене», то есть оккупирует большую часть экрана. Предыдущие ораторы и другие участники располагаются в нижней части экрана в виде маленьких видеоизображений.

Все участники будут группироваться в хронологическом порядке слева направо в порядке их предыдущего выступления или появления в комнате переговоров. При этом инициатор последнего события занимает крайнее левое положение в ряду, сдвигая остальных слушателей вправо.

VMR помещает выступающего на передний план в центре, в то время как другие его слушают

VMR помещает выступающего на передний план в центре, в то время как другие его слушают

 

Культурные изменения — как люди сотрудничают и как изменяются их ожидания

Процесс того, как люди сотрудничают и взаимодействуют, кардинально изменился за последние несколько лет. Появление различных инструментов за счет стремительного развития потребительской электроники, таких как смартфоны и планшеты, оказало значительное влияние на то, как люди потребляют информацию, а также где и как они могут получить к ней доступ. Подобные трансформации можно наблюдать и в области виртуального сотрудничества, что, в свою очередь, оказало значительное влияние на то, как люди работают в целом. Даже дети в современном мире легко назначают и проводят виртуальные встречи с помощью Skype и FaceTime, во многом полагаясь на визуальные коммуникации.

Влияние на рабочий процесс также ощутимо. К примеру, когда вы хотите с кем-то встретится и что-то обсудить? Когда у вас возникла идея, или позже, когда освободится комната для совещаний? С VMR вы можете провести встречу тогда, когда у вас есть что сказать, и ограничения, накладываемые конференц-залом или доступностью системы, на вас больше не действуют.

Как обмениваться документами или презентациями?

Pexip VMR позволяет получить доступ к презентациям со многих устройств. Конечно же, необходимо, чтобы устройство или программное обеспечение, с помощью которого вы получили доступ, поддерживало работу с этими файлами.

Если вы используете Lync для получения доступа к VMR-встрече, вы можете использовать внутренний инструментарий Lync для работы с презентациями и использовать экран совместного доступа, чтобы сделать доступным презентацию и другие участники встречи смогли ее увидеть. То же самое вы можете сделать из Skype for Business, из различных точек доступа к видеоконференц-связи, предоставляемых Cisco, Sony, Polycom и многими другими, либо вы можете подключиться к VMR-встрече с помощью веб-браузера, например, Google Chrome.

Если вы подсоединились с помощью телефона в режиме «только звук», вы все-равно сможете просмотреть общий контент на своем смартфоне, используя инструментарий компании Pexip. Такая возможность будет полезна, если вы находитесь в дороге, едите в поезде, или оказались в месте, где Wi-Fi или видеозвонки не поддерживаются.

Какова вместимость VMR — сколько людей у меня могут находиться в комнате?

Pexip VMR может принять любое количество участников. Стандартная планировка экрана виртуального общения — вверху в центральной части экрана вы видите того, кто говорит в данный момент, и до семи участников в виде небольших видеокартинок располагаются внизу.

Если количество участников будет больше, у вас появится индикатор, говорящий это. Он будет отображаться в виде надписи «+Х» участников. Компания Pexip также реализовала планировку для собраний с большим количеством участников, которая называется Virtual Auditorium. Она поддерживает до 21 миниатюрных видеокартинок.

Послесловие

Вы можете активно использовать VMR и для того, чтобы оптимизировать свой рабочий график, и чтобы ускорить процесс принятия решений.
Виртуальная комната для переговоров компании Pexip — это просто переносной конференц-зал в вашем кармане, в который вы можете приглашать участников для проведения встреч. Это ваш персональный зал для переговоров, куда помещается почти неограниченное количество участников, использующих ближайшие удобные им устройства, программные решения или точки доступа. Вы также можете использовать свою комнату для переговоров для организации общего доступа к презентациям и другим файлам, проведения дискуссий и переговоров о сотрудничестве.

Вы делаете все и поступаете так, если бы вы были в нормальном зале.

Источник: Pexip